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Der Welttag Digitale Erhaltung (World Digital Preservation Day, WDPD) findet immer am ersten Donnerstag im November statt. In diesem Jahr ist das der 7. November und ein schöner Anlass für einen Beitrag im TIB-Blog über die TIB und das Keepers Registry. Happy World Digital Preservation Day 2024!

„TIB kooperiert als Keeper mit dem ISSN International Centre“ – so lautete die Überschrift einer Nachricht aus dem letzten Jahr.

Was ist so ein Keeper?

Wenn man sich die Übersetzung anschaut, vielleicht eine Hüterin? Ein Wächter? Was bewahrt ein Keeper und warum wurde die TIB ein Keeper?

Fangen wir hiermit an: das Keepers Registry ist ein Portal, bei dem registriert ist, welche Institution welche Zeitschrift archiviert. Das Registry wurde aufgebaut von EDINA an der Universität in Edinburgh, und wurde 2019 von der ISSN Agency übernommen. Die Informationen zu den einzelnen Zeitschriften, ISSN, Verlagen und Erscheinungsverlauf sind im ISSN-Portal verzeichnet. Und wenn man möchte, findet man auch heraus, welche Institution diese Zeitschrift archiviert.

Startseite des ISSN-Portals

Insgesamt gibt es 19 Keeper oder „Archiving Agencies“. Einige sind nationale Bibliotheken wie die Library of Congress oder internationale Zusammenschlüsse wie das CLOCKSS-Archiv. Insgesamt findet man bei Keepers über 90.000 elektronische Zeitschriften (E-Journals), die von mindestens einer Archiving Agency bewahrt werden, siehe https://keepers.issn.org/stats.

Für (bewahrende) Bibliotheken und andere Einrichtungen hat dies den Vorteil, einen Überblick darüber zu bekommen, welche E-Journals bereits archiviert sind. Und ob man darauf Zugriff bekommen kann, zum Beispiel über kostenpflichtige Archivierungsdienste wie Portico. Hierdurch können Entscheidungen für das digitale Archivieren des eigenen Bestandes unterstützt werden.

Die Institutionen, die ihre archivierten Zeitschriften bei Keepers Registry melden, dürfen unter bestimmten Voraussetzungen (Trigger-Events) ihre Bestände zur Verfügung stellen. Solch ein Trigger-Event könnte sein, dass der Verlag die Zeitschrift nicht mehr online zur Verfügung stellt. Vertraglich ist geregelt, welchen Nutzer:innengruppen die Zeitschrift zur Verfügung gestellt werden darf. Häufig beschränkt sich dies auf Nutzende der teilnehmenden Institutionen in einem Netzwerk oder bei Nationalbibliotheken den Nutzenden aus dem entsprechenden Land. Diese Informationen zur Bereitstellung im Trigger-Event werden auch im Keepers-Registry von jeder Archiving Agency vorgestellt: https://keepers.issn.org/keepers

Die TIB hat als Auftrag, den dauerhaften Zugriff auf ihre Bestände zu ermöglichen. Dies erstreckt sich auch auf die digitalen Bestände und digitale Langzeitarchivierung ist eine in der TIB-Strategie verankerte Kernaufgabe der Bibliothek. Für E-Journals sieht dies konkret so aus, dass wir im Keepers Registry schauen, welche Zeitschriften bereits von anderen Institutionen archiviert sind. Die TIB kann also anhand der Angaben im Keepers Registry sehen, für welche Zeitschriften der Zugriff für TIB-Nutzende dauerhaft gesichert ist. Basierend darauf kann die TIB ihre eigenen Bestände für die Archivierung im eigenen Archiv priorisieren.

In regelmäßigen Abständen wird geschaut, welche unserer Bestände in Keepers von einer Institution archiviert sind, über die unsere Nutzenden Zugriff bekommen könnten (Portico, LOCKSS, CLOCKSS). Tatsächlich werden 62% aller TIB e-journals im Closed und Open Access weder von Portico, LOCKSS noch CLOCKSS archiviert. Die TIB hat daher in ihre Lizenzverhandlungen das Recht zur Archivierung als Anforderung aufgenommen. Sollte dies nicht möglich sein, wird geschaut, ob die Zeitschrift über Portico oder LOCKSS/CLOCKSS archiviert wird.

Nachdem wir das Keepers Registry in den vergangenen Jahren häufig als Rechercheinstrument genutzt haben, haben wir uns entschieden, auch die Zeitschriften, die wir archivieren, an das Keepers Registry zu melden. Dies hat mehrere Vorteile: Unsere Tätigkeiten in der LZA werden sichtbarer gemacht und es wird ein öffentlich zugänglicher Überblick über E-Journals im TIB-Archiv erstellt. Des Weiteren war dies ein guter Augenblick, um unsere Anforderungen an Metadaten für E-Journals anzupassen und auch bereits bestehende Metadaten zu homogenisieren.

In unserem Archiv haben wir Zeitschriften von unterschiedlichen Verlagen, zum Beispiel: Wiley, TIB Open Publishing und Hindawi. Da die Metadaten aus unterschiedlichen Quellen und in unterschiedlichen Formaten zu uns kommen, müssen wir diese vereinheitlichen. Im Zuge der Aufnahme von E-Journals in unser Archiv werden die Metadaten auf unterschiedlichen Ebenen zusammengeführt (Zeitschrift-, Band-, Heft-, und Artikelebene). Hierfür haben wir unsere Metadatenpolicy erweitert.

Innerhalb unseres digitalen Langzeitarchivs werden die Artikel in Sammlungen auf Heft, Band und Zeitschriftenebene zusammengefasst und mit Metadaten versehen.

Aufgrund von dieser Struktur und den unterschiedlichen Möglichkeiten, auf die Metadaten per Webschnittstellen zuzugreifen, können wir die Reports, die wir für die Meldung an das Keepers Registry benötigen, automatisiert erzeugen.

Die TIB nutzt das Keepers Registry also auf zwei Wegen: einerseits um die Daten abzufragen, welche Zeitschriften bei welcher Archiving Agency bewahrt werden, andererseits um eigene Bestände zu melden. Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie unser iPRES2024-Paper „Keepers Registry – A Two-Way Street for E-journal Preservation“.

https://blog.tib.eu/2024/11/07/welttag-digitale-erhaltung-tib-und-das-keepers-registry/

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