#archiveren — Public Fediverse posts

De kracht van ‘Whole system in the room’ voor chatarchivering: “Perspectieven van alle stakeholders aan tafel”

Kom jij naar de CIO-dag 2025? Dan is een inspirerende sessie over de werkvorm ‘Whole system in the room’ wellicht iets voor jou. Experts Jeffrey Mangal, Willem den Heeten en Arjan Rompelman nemen je mee en laten je ervaren wat de voordelen zijn. Jeffrey Mangal vertelt waarom juist I-professionals deze sessie niet mogen missen:

“In deze interactieve sessie laten we bezoekers ervaren wat de kracht en uitdagingen zijn van werken met de ‘whole system in the room’. Wat zijn de mogelijkheden als je de perspectieven van alle stakeholders van een bepaalde opgave een plek aan tafel geeft?”

Met verschillende perspectieven aan een eindoplossing werken

Het hele systeem rondom een opgave in één kamer is een figuurlijke uitspraak. Mangal: “Het betekent dat zoveel mogelijk actoren binnen een opgave meedoen in het realiseren van een eindoplossing, waardoor ook de verschillende perspectieven goed geborgd zijn. Dit uitgangspunt is ook de opzet van de Pilot Chatarchivering geweest.” In deze pilot vanuit RDDI werd onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van een voorziening voor duurzame archivering van chatberichten van rijksambtenaren.

Wat deelnemers kunnen verwachten

Mangal: “Deelnemers krijgen een concreet beeld van de kracht en uitdagingen van deze manier van werken. In een actieve werkvorm ervaren deelnemers hoe het is om bij de start van een traject met de verschillende perspectieven van een opgave om te gaan.”

Ruimte voor vragen en uitwisseling is er volop. Mangal: “Dat zien we als basisvoorwaarden van ‘whole system in the room’. Dus daar nodigen we deelnemers graag toe uit!”

Juist belangrijk voor I-professionals

Mangal legt uit waarom deze werkvorm juist voor I-professionals belangrijk is: “I-professionals hebben in de eigen praktijk structureel te maken met verschillende perspectieven binnen de opgaves waarvoor zij aan de lat staan. Bijvoorbeeld het perspectief van de eindgebruiker tegenover het I-perspectief. Of het privacy-perspectief ten opzichte van het transparantie-perspectief. De spanningsvelden die dit doorgaans oplevert, komen in onze sessie ruimschoots aan bod.”

Zo’n spanningsveld bestaat ook bij chatarchivering. Mangal: “Dat zit enerzijds tussen het perspectief van ‘conform wetgeving bewaren’ en het openbaar maken van informatie (Archiefwet en Woo), en anderzijds het perspectief van de privacybeschermingsbelangen (AVG). In veel gevallen sluit het ene perspectief het andere niet uit, in andere gevallen zijn duidelijke overwegingen nodig. Dit laat zien hoe belangrijk het is om vroegtijdig, met actoren van alle perspectieven, de ontwikkeling van oplossingen vorm te geven.”

Dit is een automatisch geplaatst bericht. Vragen of opmerkingen kun je richten aan @[email protected]

#archiveren #chatarchivering #CIORijk #cioDag

Beleid e-mailarchivering een stap verder

CIO-Rijk heeft in samenwerking met de privacy-adviseurs van de Rijksoverheid en het PAR-team (Privacy Adviseur Rijk) het beleid rond e-mailarchivering doorgelicht op privacy-risico’s. Het is vervolgens aangescherpt met maatregelen om de rest-risico’s terug te brengen naar een acceptabel niveau. Hierdoor is het beleid klaar voor goedkeuring en kan het nu verder in het besluitvormingstraject. 

De volgende stap is om het beleid voor akkoord voor te leggen aan de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) en de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR), de overkoepelende ondernemingsraad van de Rijksoverheid. Na vaststelling kan het vervolgens binnen alle overheidsorganisaties worden geïmplementeerd.

Gedragen beleid ontwikkelen

Binnen de Rijksoverheid is e-mailarchivering een onderwerp dat al geruime tijd speelt. Hierbij lopen belangen en wetgeving uiteen. Vanuit de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) is er de wens tot transparante besluitvorming, verantwoording en openbaarheid. Tegelijkertijd is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) er om de privacy te bewaken van zender, ontvanger en degenen die onderwerp zijn in de e-mails. Dit maakt het lastig om een gedragen beleid te ontwikkelen voor het opslaan en archiveren van e-mailverkeer.

Het beleid is tot stand gekomen door samenwerking tussen onder andere het Nationaal Archief, CIO-Rijk en Programma Open Overheid.

Meer over e-mailarchivering

Wil je meer weten over het beleid en e-mailarchivering? Bekijk dan het nieuwsbericht en de ontwikkelingen op de website van Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI).

Dit is een automatisch geplaatst bericht. Vragen of opmerkingen kun je richten aan @[email protected]

#archiveren #archivering #CIORijk #digitalisering #eMailarchivering #informatiehuishouding #nieuwsbrief62025

Overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken

Vanaf nu zijn alle modules van het DUTO-raamwerk voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie beschikbaar op de website van het Nationaal Archief (NA). Met dat raamwerk kunnen informatieprofessionals overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken.

Na het theoretische deel van het DUTO-raamwerk is nu ook het praktische deel goedgekeurd en gepubliceerd. En dat levert een complete aanpak op. Het raamwerk is van toepassing in alle gevallen waarin een overheidsorganisatie met overheidsinformatie omgaat. Denk bijvoorbeeld aan het registreren, vernietigen, migreren, bewaren of ter beschikking stellen van informatie. Wanneer je het raamwerk consequent toepast, is overheidsinformatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig, staat te lezen op de site van het NA.

Toepassing

Meestal wordt het DUTO-raamwerk toegepast bij het ontwerpen van een informatiesysteem. Maar het kan ook helpen om bestaande informatiesystemen te toetsen of aan te passen. Verder gaan de eerste 2 modules in op strategische besluitvorming rondom duurzame toegankelijkheid. Het raamwerk is bedoeld voor informatieprofessionals, maar ook voor strategische besluitvormers en architecten.

Hulp

Heeft jouw organisatie behoefte aan hulp bij de toepassing van dit middel? In de DUTO-gebruiksaanwijzing staat de opbouw uitgelegd en hoe je de aanpak kan gebruiken.

Dit is een automatisch geplaatst bericht. Vragen of opmerkingen kun je richten aan @[email protected]

#archiveren #informatiehuishouding #nieuwsbrief72024 #toegankelijkheid

Denk mee over duurzaam toegankelijke informatie

Van DUTO-eisen naar een DUTO-raamwerk: tot 29 oktober kan je onderdelen van dat nieuwe raamwerk reviewen. Op die manier komt er een hulpmiddel waarmee informatieprofessionals overheidsinformatie duurzaam toegankelijk kunnen maken.

Wat zijn DUTO-eisen?

De DUTO-eisen zijn eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie in de informatiesystemen van overheidsorganisaties. Duurzaam toegankelijke informatie is vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar, ook na mogelijke veranderingen in de toekomst. Bijvoorbeeld door nieuwe gebruikerswensen of veranderingen in techniek. De eisen zijn bedoeld voor onder andere informatiemanagers en -beheerders, informatieanalisten en adviseurs digitale archivering. Directeuren bedrijfsvoering of CIO’s kunnen de opdracht geven om ze toe te passen.

De eerste 2 modules van het raamwerk zijn al gepubliceerd. Modules 3 tot 8 gaan over de functionele modeleisen en organisatorische randvoorwaarden waaraan informatiesystemen moeten voldoen om duurzaam toegankelijk te zijn. De modules zijn normerend, vandaar een openbare review. Denk mee: zit het raamwerk goed in elkaar? En is het goed te gebruiken in jouw situatie?

Feedback geven

Meedoen kan door de conceptstukken te lezen en het reviewformulier in te vullen. Vragen en het ingevulde formulier mail je naar [email protected]. Met de opgehaalde feedback worden de definitieve modules vastgesteld door de Standaardisatieraad van het Nationaal Archief.

Dit is een automatisch geplaatst bericht. Vragen of opmerkingen kun je richten aan @[email protected]

#archiveren #informatiehuishouding #informatiesysteem #nationaalArchief #nieuwsbrief192023 #toegankelijkheid